Comment valider manuellement un passage sans QR code (numéro de téléphone) **La validation manuelle d'un passage sans QR code est une fonctionnalité indispensable de KdoFid pour les situations de...
La validation manuelle d'un passage sans QR code est une fonctionnalité indispensable de KdoFid pour les situations de dépannage : client sans smartphone, batterie à plat, QR code introuvable. En saisissant simplement le numéro de téléphone du client, vous pouvez enregistrer son passage et lui attribuer ses points en quelques secondes. Ce guide vous explique comment procéder et dans quels cas utiliser cette méthode.
Temps estimé : 1 à 2 minutes par passage
Sommaire
- Prérequis
- Étape 1 : Accéder à la validation manuelle
- Étape 2 : Rechercher le client par numéro de téléphone
- Étape 3 : Confirmer l'identité du client
- Étape 4 : Valider le passage et attribuer les points
- Étape 5 : Rechercher un client par nom ou e-mail
- Problèmes fréquents et solutions
- Conclusion
Prérequis
Pour utiliser la validation manuelle via numéro de téléphone :
- Avoir un compte KdoFid actif avec un programme de fidélité en statut "Actif"
- Que le client soit déjà inscrit à votre programme KdoFid (il doit avoir créé son compte lors de son inscription initiale avec son numéro de téléphone)
- Avoir accès à votre tableau de bord KdoFid sur ordinateur, tablette ou smartphone
Important : La validation manuelle est une méthode de dépannage. Elle ne remplace pas le scan QR code mais le complète dans les situations exceptionnelles. Évitez d'en faire la méthode principale de validation, car elle est légèrement plus lente et demande au client de dicter son numéro à voix haute (moins discret).
Étape 1 : Accéder à la validation manuelle
Dans l'interface KdoFid : Deux points d'accès permettent d'atteindre la validation manuelle.
Depuis le scanner QR code
- Ouvrez le scanner (menu "Scanner" ou bouton "Scanner un client").
- En bas de l'interface de scan, cliquez sur le lien "Saisie manuelle" ou "Client sans QR code ?".
- La vue bascule vers un formulaire de recherche manuelle.
Depuis la section "Mes clients"
- Dans le menu de gauche, cliquez sur "Mes clients".
- En haut de la liste des clients, cliquez sur le bouton "Valider un passage" (icône + avec check).
- La fenêtre de validation manuelle s'ouvre.
Ce que vous voyez : Un formulaire de recherche avec un champ de saisie principal et plusieurs onglets : "Par téléphone", "Par nom", "Par e-mail". L'onglet "Par téléphone" est sélectionné par défaut.
Étape 2 : Rechercher le client par numéro de téléphone
Dans l'interface KdoFid : Voici comment trouver un client via son numéro de téléphone.
- Assurez-vous que l'onglet "Par téléphone" est sélectionné (onglet actif surligné).
- Demandez au client son numéro de téléphone.
- Saisissez le numéro dans le champ de recherche. Vous pouvez saisir :
- Le numéro au format national : 06 12 34 56 78 (avec ou sans espaces)
- Le numéro sans espace : 0612345678
- Le numéro au format international : +33612345678
- KdoFid effectue la recherche en temps réel : dès que vous avez saisi 10 chiffres, les résultats s'affichent automatiquement sans avoir besoin d'appuyer sur Entrée.
Ce que vous voyez : Deux cas de figure :
Cas 1 — Client trouvé : Une fiche client apparaît avec : prénom, nom, photo de profil (si renseignée), niveau de fidélité (Bronze/Argent/Or/Platine) et solde de points actuel.
Cas 2 — Aucun résultat : Un message s'affiche : "Aucun client trouvé avec ce numéro. Vérifiez le numéro ou inscrivez ce client." Un bouton "Inscrire ce client" vous permet d'ouvrir le formulaire d'inscription si le client n'est pas encore dans votre programme.
Étape 3 : Confirmer l'identité du client
Dans l'interface KdoFid : Avant de valider le passage, vérifiez que le profil affiché correspond bien au client qui se présente devant vous.
Cette étape est importante pour éviter les fraudes (un client qui communique le numéro d'un autre pour cumuler des points à sa place).
- Vérifiez le prénom affiché : demandez au client "C'est bien [Prénom] ?" ou laissez-le confirmer visuellement si l'écran lui est montré.
- Vérifiez le niveau de fidélité : un client habituel que vous connaissez devrait avoir un niveau cohérent avec la durée de sa fréquentation.
- Si vous avez un doute, vous pouvez demander au client d'ouvrir son application KdoFid pour comparer le solde affiché avec celui dans votre tableau de bord.
Conseil : Dans la grande majorité des cas, cette vérification est une simple formalité de 3 secondes. Gardez le processus fluide pour ne pas ralentir la file en caisse.
Étape 4 : Valider le passage et attribuer les points
Dans l'interface KdoFid : Une fois le client identifié et son identité confirmée, procédez à la validation.
Pour un cumul par visite
- La fiche client affiche : "Valider 1 passage pour [Prénom] ?"
- Le nombre de points à attribuer s'affiche en vert (ex : "+10 points").
- Cliquez sur "Valider le passage" (bouton vert).
- Un message de confirmation s'affiche : "Passage validé ! +10 points attribués à [Prénom]. Nouveau solde : [Y] points."
Pour un cumul par montant
- Un champ "Montant de l'achat (€)" s'affiche.
- Saisissez le montant de la transaction.
- Le calcul des points s'effectue automatiquement.
- Cliquez sur "Valider le passage".
Notification au client
Comme pour la validation par QR code, le client reçoit immédiatement :
- Une notification push dans son application : "[Nom du commerce] — Vous venez de gagner [X] points !"
- Si un nouveau seuil de récompense est atteint, une notification spéciale l'en informe.
Bonne pratique : Même lors d'une validation manuelle, mentionnez verbalement au client son nouveau solde de points ("Vous avez maintenant 150 points — encore 50 pour votre prochain cadeau !"). Ce rappel oral renforce l'engagement et valorise l'effort du client.
Étape 5 : Rechercher un client par nom ou e-mail
Dans l'interface KdoFid : Si le client ne se souvient pas de son numéro de téléphone ou si votre recherche par téléphone n'aboutit pas, deux méthodes alternatives sont disponibles.
Recherche par nom
- Dans la fenêtre de validation manuelle, cliquez sur l'onglet "Par nom".
- Saisissez le prénom et/ou le nom du client dans le champ de recherche.
- La recherche s'effectue dès 3 caractères saisis.
- Une liste de clients correspondants s'affiche. Si plusieurs clients ont un nom similaire, les informations supplémentaires (ville, niveau de fidélité) vous aident à identifier le bon.
- Cliquez sur le bon client pour ouvrir sa fiche.
Recherche par e-mail
- Cliquez sur l'onglet "Par e-mail".
- Saisissez l'adresse e-mail complète du client.
- Si un compte est associé à cet e-mail, la fiche client s'affiche immédiatement.
Que faire si le client est introuvable ?
Si le client n'apparaît dans aucune recherche, il n'est pas encore inscrit à votre programme. Deux options :
Option A — Inscription sur place :
- Cliquez sur "Inscrire ce client".
- Un formulaire d'inscription rapide s'ouvre : prénom, numéro de téléphone, e-mail (facultatif).
- Après l'inscription, vous pouvez immédiatement valider son premier passage.
Option B — Inviter le client à s'inscrire lui-même :
- Montrez-lui votre QR code commerçant ou partagez-lui le lien d'inscription.
- Il s'inscrit sur son smartphone.
- Une fois inscrit, vous pouvez valider son passage normalement.
Problèmes fréquents et solutions
Problème 1 : Je cherche un client par son numéro de téléphone mais aucun résultat n'apparaît alors qu'il est inscrit.
Solution : Vérifiez que vous saisissez le numéro au format correct (sans indicatif international ni espaces, ex : 0612345678). Il est possible que le client se soit inscrit avec un autre numéro de téléphone (numéro fixe, numéro précédent...). Essayez de rechercher par nom ou e-mail.
Problème 2 : La validation manuelle prend trop de temps et ralentit la caisse.
Solution : La validation manuelle est plus lente que le scan QR code. Pour la rendre plus rapide : 1) Restez connecté en permanence à votre espace KdoFid en caisse (ne vous déconnectez pas entre les passages). 2) Ajoutez KdoFid en favori dans votre navigateur pour un accès instantané. 3) Encouragez vos clients à utiliser leur QR code (montrez-leur comment l'afficher dans l'application).
Problème 3 : Un client dit avoir son numéro enregistré mais je trouve son profil avec un solde de 0 point.
Solution : Il est possible que le client se soit inscrit deux fois avec des numéros ou e-mails différents, créant deux comptes distincts. Contactez le support KdoFid pour fusionner les deux comptes et transférer les points vers le bon profil.
Problème 4 : Je souhaite valider un passage mais le client veut aussi utiliser une récompense pour ce même passage. Comment faire ?
Solution : Validez d'abord le passage normalement. Puis, sur la fiche du client qui s'affiche après confirmation, cliquez sur "Utiliser une récompense". Sélectionnez la récompense souhaitée et confirmez. Les points de la récompense sont alors déduits du solde du client.
Problème 5 : Est-ce qu'un client peut valider son propre passage depuis son téléphone sans que je le scanne ?
Solution : Non. Sur KdoFid, c'est toujours le commerçant qui valide les passages. Un client ne peut pas valider son propre passage depuis son application. Cela garantit l'intégrité du programme et évite les fraudes.
Conclusion
La validation manuelle par numéro de téléphone est un filet de sécurité précieux qui garantit qu'aucun client n'est oublié, même en cas de problème technique. KdoFid a conçu cette fonctionnalité pour que le programme de fidélisation ne soit jamais bloqué par une contrainte matérielle.
Gardez cependant le scan QR code comme méthode principale : plus rapide, plus précis, plus fluide en caisse. La validation manuelle reste la solution de secours idéale pour les situations exceptionnelles — et vos clients apprécieront que vous ayez toujours un moyen de les récompenser, quoi qu'il arrive.
Prêt à lancer votre programme de fidélité ?
Articles liés :
- Comment valider le passage d'un client en scannant son QR code
- Comment ajouter des points manuellement pour un client oublié
Article mis à jour le 2026-03-01. Catégorie : Guides pratiques. Temps de lecture : 7 min.