Comment ajouter des points manuellement pour un client oublié **Ajouter des points manuellement à un client sur KdoFid permet de corriger rapidement un oubli, un passage non validé ou une erreur ...
Ajouter des points manuellement à un client sur KdoFid permet de corriger rapidement un oubli, un passage non validé ou une erreur de saisie. C'est une fonctionnalité essentielle pour maintenir la confiance de vos clients et garantir l'équité de votre programme de fidélité. Ce guide vous explique comment effectuer un ajout manuel de points, quand l'utiliser et comment conserver une traçabilité irréprochable.
Temps estimé : 2 à 5 minutes
Sommaire
- Prérequis
- Étape 1 : Accéder au profil du client concerné
- Étape 2 : Utiliser l'ajout manuel de points
- Étape 3 : Documenter la raison de l'ajout
- Étape 4 : Vérifier l'historique après l'ajout
- Étape 5 : Déduire des points (correction à la baisse)
- Problèmes fréquents et solutions
- Conclusion
Prérequis
Pour ajouter des points manuellement à un client :
- Avoir un compte KdoFid actif avec un programme de fidélité en statut "Actif"
- Que le client soit inscrit à votre programme
- Connaître l'identité du client (numéro de téléphone, nom ou e-mail) pour accéder à son profil
- Avoir une justification valide pour l'ajout (passage oublié, geste commercial, compensation d'incident...)
Rappel important : L'ajout manuel de points est une fonctionnalité puissante à utiliser avec discernement. Chaque ajout est tracé dans l'historique KdoFid avec la date, l'heure et la raison. Évitez les ajouts non justifiés qui pourraient déséquilibrer votre programme ou créer des précédents difficiles à gérer.
Étape 1 : Accéder au profil du client concerné
Dans l'interface KdoFid : Avant d'ajouter des points, vous devez d'abord trouver et ouvrir le profil du client concerné.
Recherche dans la liste des clients
- Dans le menu de navigation à gauche, cliquez sur "Mes clients".
- La liste de vos clients inscrits s'affiche, par défaut triée par date d'inscription (les plus récents en premier).
- En haut de la liste, vous voyez une barre de recherche : saisissez le prénom, le nom, le numéro de téléphone ou l'e-mail du client.
- La liste se filtre en temps réel dès les premières lettres saisies.
- Cliquez sur le nom du client pour ouvrir sa fiche détaillée.
Depuis le scanner
Si le client est présent en caisse :
- Ouvrez le scanner et scannez son QR code (ou utilisez la saisie manuelle par téléphone).
- Sa fiche s'affiche après identification.
- Au lieu de "Valider le passage", cliquez sur "Voir le profil complet".
Ce que vous voyez : La fiche détaillée du client comprend :
- Photo de profil, prénom, nom, e-mail, numéro de téléphone
- Niveau de fidélité actuel (Bronze / Argent / Or / Platine) avec barre de progression
- Solde de points actuel
- Date de la première inscription
- Date du dernier passage
- Nombre total de passages validés
- Onglets : "Informations", "Historique", "Récompenses", "Notes"
Étape 2 : Utiliser l'ajout manuel de points
Dans l'interface KdoFid : Sur la fiche du client, l'ajout manuel de points s'effectue via un bouton dédié.
- Sur la fiche du client, repérez la section "Solde de points" qui affiche son total actuel.
- À côté du solde, cliquez sur le bouton "Modifier les points" (icône crayon) ou "Ajout manuel".
- Une fenêtre modale s'ouvre avec un formulaire d'ajustement.
Renseigner le formulaire d'ajout
- Type d'opération :
- Sélectionnez "Ajouter des points" (ajout positif, solde augmenté)
- Ou "Déduire des points" (ajout négatif, solde réduit — voir étape 5)
- Nombre de points : Saisissez le nombre de points à ajouter. Ce champ accepte uniquement des entiers positifs.
- Pour un oubli de passage : saisissez exactement les points qu'aurait dû générer ce passage selon votre règle de cumul (ex : si votre programme donne 10 points/visite, saisissez 10)
- Pour un geste commercial : saisissez le nombre de points offerts en compensation
- Raison de l'ajustement : (voir étape 3 — obligatoire)
- Notification au client : Cochez ou décochez selon vos préférences.
- Si coché : le client reçoit une notification "[Nom du commerce] — [X] points ont été ajoutés à votre compte. Raison : [Raison saisie]."
- Si décoché : l'ajout est silencieux (le client voit les points sur son prochain accès à l'application, sans notification).
- Vérifiez le résumé qui s'affiche en bas de la fenêtre : "Solde actuel : [X] points → Nouveau solde : [X + ajout] points".
- Cliquez sur "Confirmer l'ajout".
Ce que vous voyez : Un message de succès s'affiche : "Points ajoutés avec succès. Nouveau solde de [Prénom] : [Y] points." La fiche du client se met à jour immédiatement avec le nouveau solde.
Étape 3 : Documenter la raison de l'ajout
Dans l'interface KdoFid : La raison de l'ajout manuel est un champ obligatoire dans KdoFid. Elle est enregistrée dans l'historique du client et dans votre journal d'activité commerçant.
Pourquoi c'est important
- Traçabilité : Vous et vos employés pouvez voir pourquoi des points ont été ajoutés manuellement
- Protection contre les fraudes : Si un audit de votre programme révèle des irrégularités, vous pouvez justifier chaque ajout
- Cohérence : Assure que les mêmes règles sont appliquées à tous les clients
Exemples de raisons à saisir
KdoFid propose une liste de raisons prédéfinies dans un menu déroulant, que vous pouvez compléter par un commentaire libre :
Raisons prédéfinies :
- "Passage oublié — client présent mais QR code non scanné"
- "Erreur de caisse — montant saisi incorrect lors de la validation"
- "Geste commercial — compensation d'un incident (retard, erreur de commande...)"
- "Offre de bienvenue — points bonus à l'inscription"
- "Parrainage — client a parrainé un ami"
- "Anniversaire — points offerts pour l'anniversaire du client"
- "Événement spécial — participation à un atelier, dégustation..."
- "Autre (préciser)"
Commentaire libre : En plus de la raison prédéfinie, vous pouvez ajouter un commentaire de 200 caractères maximum. Exemples :
- "Passage du 28/02 - client sans batterie, passage validé le lendemain"
- "Compensation retard commande du 01/03 - client mécontent"
- "Points offerts pour 5 ans de fidélité - client historique"
Conseil : Soyez précis dans vos raisons. "Geste commercial" est acceptable, "Geste commercial — erreur de préparation sandwich le 05/03" est bien meilleur. Plus c'est précis, plus c'est justifiable.
Étape 4 : Vérifier l'historique après l'ajout
Dans l'interface KdoFid : Après l'ajout, vérifiez que l'opération s'est correctement enregistrée dans l'historique du client.
- Sur la fiche du client, cliquez sur l'onglet "Historique".
- L'historique s'affiche dans l'ordre chronologique (le plus récent en premier).
- Vous devez voir l'entrée de votre ajout manuel avec :
- Date et heure de l'opération
- Type : "Ajout manuel"
- Nombre de points : "+[X] points"
- Raison saisie
- Nom du commerçant ou de l'employé ayant effectué l'ajout
- Vérifiez que le solde total affiché en haut de la fiche correspond bien à : ancien solde + points ajoutés.
Historique global des ajouts manuels
Pour suivre tous les ajouts manuels effectués sur votre programme :
- Cliquez sur "Analytics" dans le menu de gauche.
- Dans la section "Activité", filtrez par type d'opération : sélectionnez "Ajouts manuels uniquement".
- Vous obtenez la liste de tous les ajouts manuels effectués avec les détails complets.
Cet historique vous permet de vérifier que les ajouts manuels restent raisonnables en proportion des validations automatiques (scan QR code).
Étape 5 : Déduire des points (correction à la baisse)
Dans l'interface KdoFid : Il est parfois nécessaire de déduire des points d'un client, notamment en cas d'erreur d'ajout ou de fraude détectée.
Quand déduire des points
- Un passage a été validé deux fois par erreur (double scan)
- Un montant erroné a été saisi (ex : 200 € au lieu de 20 €)
- Un client a utilisé le compte d'un autre par fraude
- Une récompense a été accordée à tort et les points n'ont pas été automatiquement déduits
Comment procéder
- Accédez à la fiche du client (voir étape 1).
- Cliquez sur "Modifier les points".
- Dans la fenêtre modale, sélectionnez "Déduire des points".
- Saisissez le nombre de points à déduire.
- Saisissez une raison précise (ex : "Double validation par erreur — passage du 02/03 scanné deux fois").
- Vérifiez le résumé : "Solde actuel : [X] points → Nouveau solde : [X - déduction] points". Vérifiez que le nouveau solde ne descend pas sous 0 (KdoFid bloquera la saisie si le résultat est négatif).
- Cliquez sur "Confirmer la déduction".
Important : Si vous déduisez des points parce qu'un client avait utilisé une récompense à tort, expliquez-lui clairement la situation et cherchez un terrain d'entente avant de procéder. Une déduction de points sans explication peut créer une forte insatisfaction.
Annuler un passage depuis l'historique
Alternative à la déduction manuelle pour les erreurs récentes :
- Sur la fiche du client, cliquez sur l'onglet "Historique".
- Trouvez le passage erroné.
- Cliquez sur l'icône poubelle à droite du passage.
- Confirmez l'annulation. Les points correspondants sont automatiquement déduits.
L'annulation d'un passage est préférable à la déduction manuelle car elle maintient une traçabilité parfaite et lie la déduction au passage concerné.
Problèmes fréquents et solutions
Problème 1 : Je ne trouve pas le bouton "Modifier les points" sur la fiche du client.
Solution : Vérifiez que vous êtes bien sur la fiche détaillée du client (clic sur le nom dans la liste) et non sur la liste générale. Le bouton "Modifier les points" n'est visible que sur la fiche individuelle, pas dans la liste. Si le bouton n'apparaît toujours pas, vérifiez vos droits : seul le titulaire du compte (et les employés avec droits "Manager") peuvent effectuer des ajouts manuels.
Problème 2 : J'essaie d'ajouter des points mais un message d'erreur m'indique "Limite d'ajouts manuels atteinte".
Solution : Pour prévenir les abus, KdoFid limite le nombre d'ajouts manuels par jour sur le plan gratuit (maximum 5 ajouts/jour). Pour lever cette limite, passez au plan Pro depuis "Mon compte" > "Abonnement". Sur le plan Pro, les ajouts manuels sont illimités.
Problème 3 : Un client dit que ses points n'ont pas été mis à jour dans son application après mon ajout.
Solution : Les points se synchronisent en temps réel mais l'application du client doit être rafraîchie pour afficher le nouveau solde. Demandez au client de fermer complètement l'application et de la rouvrir, ou d'appuyer sur le bouton "Actualiser" dans la section "Mon solde". Si le solde n'est toujours pas mis à jour après 5 minutes, contactez le support KdoFid.
Problème 4 : Je souhaite ajouter des points à plusieurs clients en même temps (par exemple, après un événement).
Solution : L'ajout en masse de points est disponible sur le plan Pro via la fonctionnalité "Campagnes points". Allez dans "Campagnes" > "Nouvelle campagne" > "Points bonus" > sélectionnez les clients concernés > saisissez le nombre de points et la raison > lancez la campagne. Tous les clients sélectionnés reçoivent leurs points simultanément et sont notifiés.
Problème 5 : Comment savoir si un de mes employés a effectué des ajouts non autorisés ?
Solution : Consultez le journal d'activité dans "Analytics" > "Activité" > filtrez par "Ajouts manuels". Chaque entrée indique le nom de l'utilisateur ayant effectué l'ajout. Si vous repérez des ajouts suspects, consultez la raison saisie et, si nécessaire, révoquez les droits de l'employé concerné dans "Paramètres" > "Mon équipe".
Conclusion
L'ajout manuel de points est un outil indispensable dans la boîte à outils du commerçant KdoFid. Utilisé avec méthode et traçabilité, il garantit qu'aucun client ne sera lésé par un oubli ou une erreur technique, et qu'un geste commercial peut toujours être traduit en points concrets.
Rappelez-vous : la confiance de vos clients dans votre programme de fidélité repose sur votre réactivité face aux imperfections inévitables du quotidien. Un passage oublié rattrapé le lendemain avec un sourire et les points correspondants, c'est un client qui reste — et qui recommande votre commerce à son entourage.
Prêt à lancer votre programme de fidélité ?
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Article mis à jour le 2026-03-01. Catégorie : Guides pratiques. Temps de lecture : 7 min.