Comment supprimer un client de votre programme de fidélité (RGPD)

La suppression d'un client de votre programme de fidélité est une obligation légale que tout commerçant doit être en mesure de réaliser rapidement. Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) accorde en effet à chaque consommateur un "droit à l'effacement" — et vous devez y répondre dans un délai d'un mois. KdoFid intègre nativement ces fonctionnalités pour vous permettre d'agir en quelques clics, sans risque juridique.

Temps estimé : 5 à 10 minutes

Sommaire

1. Prérequis
2. Comprendre le droit à l'effacement (RGPD)
3. Étape 1 — Identifier le client dans KdoFid
4. Étape 2 — Vérifier la demande
5. Étape 3 — Supprimer le profil du client
6. Étape 4 — Confirmer la suppression au client
7. Étape 5 — Archiver la demande pour votre conformité
8. Problèmes fréquents
9. Conclusion

Prérequis

Avant de procéder à la suppression d'un client de votre programme de fidélité, assurez-vous de disposer des éléments suivants :

• Un compte KdoFid actif avec les droits d'administrateur ou de gérant
• L'identifiant du client concerné (email, numéro de téléphone ou identifiant interne)
• La demande écrite du client (email, courrier, formulaire de contact) — conservez-la précieusement
• Une connexion à l'interface d'administration KdoFid sur app.kdofid.fr

Bon à savoir : Le RGPD impose que toute demande d'effacement soit traitée dans un délai maximum d'un mois à compter de la réception. En cas de demande complexe, vous pouvez prolonger ce délai de deux mois supplémentaires, à condition d'en informer le client par écrit dans le premier mois.

Comprendre le droit à l'effacement (RGPD)

Le droit à l'effacement, également appelé "droit à l'oubli", est consacré par l'article 17 du RGPD. Il permet à tout individu de demander la suppression de ses données personnelles dans les cas suivants :

• Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées
• La personne retire son consentement et il n'existe pas d'autre fondement juridique au traitement
• La personne s'oppose au traitement et il n'existe pas de motif légitime prépondérant
• Les données ont fait l'objet d'un traitement illicite
• Les données doivent être effacées pour respecter une obligation légale

En tant que commerçant gérant un programme de fidélité, vous êtes considéré comme responsable du traitement des données de vos clients. À ce titre, vous êtes directement soumis au RGPD et devez être en mesure de répondre aux demandes d'effacement.

Ce que vous devez supprimer

Lorsqu'un client exerce son droit à l'effacement, vous devez supprimer :

• Son profil client (nom, prénom, coordonnées)
• L'historique de ses achats et transactions enregistrés dans le programme de fidélité
• Ses points de fidélité et récompenses accumulés
• Ses préférences et données comportementales
• Ses consentements marketing et inscriptions à vos newsletters

Les limites légales de ce droit

Attention, le droit à l'effacement n'est pas absolu. Vous pouvez légitimement conserver certaines données si leur traitement est nécessaire pour :

• Le respect d'une obligation légale — par exemple, la conservation des factures et tickets de caisse pendant 10 ans à des fins comptables
• L'exercice ou la défense de droits en justice — en cas de litige en cours avec le client
• Des motifs d'intérêt public — dans des cas spécifiques liés à la santé publique ou à la recherche

Important : Dans ces cas d'exception, vous devez informer le client des données que vous conservez, du fondement juridique de cette conservation et de la durée de conservation prévue.

Étape 1 — Identifier le client dans KdoFid

La première étape consiste à retrouver le profil du client concerné dans votre interface KdoFid.

1. Connectez-vous à votre tableau de bord sur app.kdofid.fr
2. Dans le menu latéral gauche, cliquez sur "Clients"
3. Utilisez la barre de recherche en haut de la liste pour retrouver le client :

- Saisissez son adresse email (méthode la plus fiable)

- Ou son numéro de téléphone

- Ou son nom et prénom

1. Cliquez sur le profil correspondant pour l'ouvrir

Vous accédez alors à la fiche complète du client, qui récapitule :

• Ses informations personnelles (nom, email, téléphone)
• Ses points de fidélité actuels et l'historique de leur acquisition
• Ses visites et achats enregistrés
• Ses consentements marketing
• La date de son inscription au programme

Conseil : Si vous avez du mal à retrouver le client, essayez plusieurs critères de recherche successifs. Il est possible que le client se soit inscrit avec une adresse email différente de celle qu'il vous a communiquée dans sa demande.

Étape 2 — Vérifier la demande

Avant de procéder à la suppression, prenez le temps de vérifier la légitimité de la demande. Cette étape est importante à la fois pour votre protection et pour celle du client.

Vérifier l'identité du demandeur

Vous avez le droit — et même l'obligation — de vous assurer que la demande provient bien de la personne concernée. Pour cela :

• Comparez l'adresse email utilisée pour la demande avec celle enregistrée dans KdoFid
• Si le client vous contacte par téléphone, demandez-lui de confirmer sa demande par écrit (email ou formulaire)
• En cas de doute, vous pouvez demander une copie d'une pièce d'identité — mais uniquement si vous avez une raison légitime de douter de l'identité, et cette copie ne doit pas être conservée plus longtemps que nécessaire

Vérifier si une exception s'applique

Avant de tout effacer, vérifiez si vous pouvez légitimement conserver certaines données :

• Des factures ou justificatifs de paiement doivent être conservés à des fins comptables
• Un litige en cours avec ce client justifie la conservation de l'historique des transactions

Notez précisément quelles données vous supprimez et lesquelles vous conservez, avec le fondement juridique correspondant.

Étape 3 — Supprimer le profil du client

Une fois la demande vérifiée et votre décision prise, vous pouvez procéder à la suppression dans KdoFid.

1. Depuis la fiche client, faites défiler la page jusqu'en bas
2. Repérez le bouton "Supprimer ce client" (en rouge) dans la section "Actions avancées"
3. Cliquez dessus — une fenêtre de confirmation apparaît
4. Lisez attentivement le récapitulatif des données qui seront supprimées
5. Si des données doivent être conservées (ex. données de facturation), KdoFid vous propose de les anonymiser plutôt que de les supprimer — cette option transforme les données personnelles en données anonymes qui ne peuvent plus être rattachées à un individu
6. Cochez la case de confirmation
7. Cliquez sur "Confirmer la suppression définitive"

KdoFid procède alors à l'effacement complet :

• Le profil client est supprimé de la base de données
• Les points de fidélité sont annulés
• Les données personnelles sont effacées de tous les rapports et exports
• Les consentements marketing sont révoqués et les listes de diffusion mises à jour
• La carte de fidélité numérique (Apple Wallet / Google Wallet) est désactivée

Attention : Cette action est irréversible. Une fois la suppression confirmée, aucun retour en arrière n'est possible. Assurez-vous d'avoir bien vérifié l'identité du client et exporté les données éventuellement nécessaires avant de confirmer.

Étape 4 — Confirmer la suppression au client

Le RGPD vous oblige à informer le client que sa demande a été traitée. Cette confirmation doit être envoyée dans le même délai d'un mois que la demande elle-même.

Votre message de confirmation doit inclure :

• La confirmation que les données ont bien été supprimées
• La date à laquelle la suppression a été effectuée
• Si des données ont été conservées (pour obligation légale), la liste de ces données, le fondement juridique et la durée de conservation prévue
• Vos coordonnées en cas de questions supplémentaires

KdoFid génère automatiquement un email de confirmation type que vous pouvez personnaliser avant de l'envoyer. Accédez-y via :

1. Tableau de bord → Clients → Demandes RGPD
2. Retrouvez la demande en cours dans la liste
3. Cliquez sur "Envoyer la confirmation"
4. Personnalisez le message si nécessaire
5. Cliquez sur "Envoyer"

Étape 5 — Archiver la demande pour votre conformité

Même après avoir supprimé les données du client, vous devez conserver une trace de la demande elle-même et de la réponse que vous y avez apportée. Cette documentation est indispensable en cas de contrôle de la CNIL.

KdoFid enregistre automatiquement dans votre journal de conformité :

• La date de réception de la demande
• L'identifiant anonymisé de la demande (sans données personnelles du client)
• Le type de demande (effacement, accès, rectification...)
• La date de traitement
• Les actions effectuées (données supprimées, données conservées avec fondement)
• La date d'envoi de la confirmation au client

Vous pouvez consulter et exporter ce journal depuis Tableau de bord → Paramètres → Conformité RGPD → Journal des demandes.

Conservez ces archives pendant au moins 3 ans — c'est la durée de prescription générale en droit civil français, qui correspond au délai pendant lequel un client pourrait contester le traitement de sa demande.

Problèmes fréquents

Le client figure dans la base mais je ne peux pas le supprimer — pourquoi ?

Il se peut que le compte client soit lié à des transactions en cours de traitement (remboursement, litige ouvert) ou à un bon de réduction encore actif. KdoFid vous indique la raison du blocage dans un message d'alerte. Réglez d'abord la situation en suspens, puis relancez la suppression.

J'ai supprimé le client par erreur — peut-on annuler l'opération ?

La suppression dans KdoFid est définitive et irréversible. Si vous avez effacé un client par erreur, vous devrez lui demander de s'inscrire à nouveau au programme. Ses points et son historique ne pourront pas être récupérés. C'est pourquoi il est impératif de bien confirmer l'identité du demandeur avant toute suppression.

Le client réclame la suppression mais continue à recevoir mes emails promotionnels — que faire ?

La suppression dans KdoFid met automatiquement à jour vos listes de diffusion internes. Cependant, si vous utilisez un outil d'emailing tiers (Mailchimp, Brevo, etc.), vous devez également supprimer manuellement le contact dans cet outil. KdoFid propose une intégration avec les principaux outils pour synchroniser automatiquement ces suppressions — consultez la section Paramètres → Intégrations → Email marketing.

Conclusion

La suppression d'un client de votre programme de fidélité est un acte simple dans KdoFid, mais qui doit être réalisé avec méthode pour garantir votre conformité au RGPD. En suivant ce guide en 5 étapes — identification, vérification, suppression, confirmation et archivage — vous répondez à vos obligations légales tout en préservant la confiance de vos clients.

KdoFid a été conçu dès le départ avec le respect de la vie privée comme priorité, en intégrant les outils RGPD directement dans l'interface commerçant. Vous n'avez pas besoin de faire appel à un développeur ou à un juriste pour traiter une demande d'effacement : tout est centralisé, tracé et conforme.

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Article mis à jour le 2026-03-01. Catégorie : Guides pratiques. Temps de lecture : 8 min.