Comment mettre en pause votre programme de fidélité pendant vos vacances

Votre commerce ferme pour les vacances ou pour une période de travaux ? KdoFid vous permet de mettre en pause votre programme de fidélité en quelques clics, sans perdre aucune donnée client, sans perturber vos clients et avec la possibilité de programmer la reprise automatique à votre retour. Ce guide vous accompagne étape par étape.

Temps estimé : 5 à 10 minutes

Sommaire

• Prérequis
• Étape 1 : Accéder aux paramètres de pause du programme
• Étape 2 : Configurer les dates de fermeture
• Étape 3 : Informer vos clients de la pause
• Étape 4 : Vérifier et activer la mise en pause
• Problèmes fréquents et solutions
• Conclusion

Prérequis

Avant de mettre en pause votre programme, vérifiez les points suivants :

• Un compte KdoFid actif avec un accès administrateur
• Connaître les dates exactes de votre fermeture (date de début et date de reprise)
• Avoir informé votre équipe de la procédure si d'autres personnes ont accès au tableau de bord
• Optionnel : avoir rédigé votre message d'information clients (nous vous guidons à l'Étape 3)

Bonne nouvelle : La mise en pause d'un programme KdoFid n'affecte jamais les données de vos clients. Leurs points, leur historique, leurs récompenses en cours et leurs niveaux de fidélité sont intégralement conservés pendant toute la durée de la pause. Vous pouvez mettre en pause sereinement.

Étape 1 : Accéder aux paramètres de pause du programme

Navigation dans le tableau de bord KdoFid :

1. Connectez-vous à app.kdofid.fr
2. Dans le menu latéral gauche, cliquez sur "Programmes"
3. Sélectionnez le programme de fidélité que vous souhaitez mettre en pause
4. Sur la page du programme, repérez le menu horizontal d'onglets
5. Cliquez sur l'onglet "Gestion"

Vous arrivez sur la page de gestion du programme. Cette page centralise les actions de cycle de vie du programme : activation, pause, archivage, suppression.

Repérez la section "Statut du programme" :

En haut de la page "Gestion", le statut actuel du programme est affiché avec un indicateur coloré :

• Vert "Actif" : Le programme fonctionne normalement
• Orange "En pause" : Le programme est suspendu
• Gris "Archivé" : Le programme est définitivement arrêté

Sous l'indicateur de statut, vous trouverez le bouton "Mettre en pause le programme".

Étape 2 : Configurer les dates de fermeture

Cliquez sur "Mettre en pause le programme". Un panneau de configuration s'ouvre avec deux options :

Option A : Pause immédiate sans date de fin

Cette option suspend le programme instantanément, sans prévoir de date de reprise. Vous devrez relancer manuellement le programme à votre retour.

Quand utiliser cette option :

• Fermeture imprévue (travaux urgents, maladie)
• Durée de fermeture incertaine

Option B : Pause programmée avec reprise automatique (recommandée)

Cette option vous permet de définir précisément la période de pause et de programmer la reprise automatique.

Pour configurer la pause programmée :

1. Cliquez sur l'option "Pause programmée" (bouton radio)
2. Renseignez le champ "Date de début de la pause" en cliquant sur le calendrier

- Sélectionnez le premier jour de votre fermeture

- Si vous souhaitez que la pause commence immédiatement, cochez "Dès maintenant"

1. Renseignez le champ "Date de reprise automatique"

- Sélectionnez le jour de réouverture de votre commerce

- KdoFid réactivera automatiquement le programme ce jour-là à l'heure que vous définissez (par défaut : 8h00)

Options complémentaires :

Sous les dates, deux options supplémentaires sont proposées :

• "Suspendre aussi les emails automatiques" (recommandé — activé par défaut) : empêche les emails de relance, les notifications de points et les rappels d'expiration d'être envoyés pendant la fermeture. Vos clients ne recevront pas de communications vous demandant de revenir alors que vous êtes fermé.

• "Prolonger les offres en cours" (recommandé) : si des clients ont des offres à durée limitée (offre anniversaire, récompense débloquée) qui expirent pendant votre fermeture, KdoFid prolonge automatiquement leur validité du nombre de jours de fermeture.

Étape 3 : Informer vos clients de la pause

KdoFid vous propose d'envoyer un email d'information à vos clients membres avant la mise en pause. C'est une marque de professionnalisme que vos clients apprécieront.

Accès à l'envoi du message de fermeture :

Dans le même panneau de configuration, descendez jusqu'à la section "Communication clients".

1. Activez le bouton "Envoyer un email d'information aux membres"
2. Choisissez le délai d'envoi :

- Immédiatement (si vous êtes à quelques jours de la fermeture)

- X jours avant la fermeture (recommandé : 7 jours pour un séjour long, 3 jours pour une courte fermeture)

Personnalisation du message :

KdoFid propose un modèle d'email de fermeture que vous pouvez personnaliser :

• Objet suggéré : [Nom de votre commerce] — Nous fermons du [date] au [date]
• Corps du message : Le modèle inclut automatiquement les dates de fermeture et de reprise. Vous pouvez ajouter un message personnel dans le champ "Message personnalisé"

Exemples de messages personnalisés :

"Nous partons nous ressourcer pour mieux vous accueillir à notre retour ! Vos points sont en sécurité et toujours valides. À très bientôt !"

"Notre boutique sera fermée pour travaux de rénovation. Nous avons hâte de vous retrouver dans notre nouvel espace !"

"Toute l'équipe prend un peu de repos bien mérité. Vos récompenses vous attendent à notre retour !"

Aperçu de l'email :

Cliquez sur "Prévisualiser l'email" pour voir exactement ce que vos clients recevront. Vous pouvez vous envoyer un email de test en cliquant sur "M'envoyer un test".

Étape 4 : Vérifier et activer la mise en pause

Avant de confirmer la mise en pause, effectuez une dernière vérification de l'ensemble des paramètres.

Récapitulatif affiché par KdoFid :

Avant la confirmation finale, KdoFid affiche un récapitulatif complet :

• Date de début de la pause : [date saisie]
• Date de reprise automatique : [date saisie]
• Durée totale de la pause : X jours
• Emails automatiques : suspendus pendant la pause
• Offres en cours : prolongées de X jours
• Email clients : envoyé le [date] à [heure]
• Nombre de clients qui recevront l'email : [nombre]

Vérifiez chaque ligne attentivement. Si tout est correct, cliquez sur "Confirmer la mise en pause".

Confirmation et état du programme :

Le statut du programme passe immédiatement à "En pause programmée" (ou à la date définie si vous avez configuré un début différé). Un bandeau orange apparaît en haut de votre tableau de bord KdoFid avec les informations de la pause et la date de reprise.

Pendant la pause :

Pendant la fermeture de votre commerce, voici ce qui se passe dans KdoFid :

• Aucun nouveau point ne peut être crédité (même si votre caisse tente d'envoyer des transactions, elles sont mises en file d'attente)
• Aucun email automatique n'est envoyé
• Vos clients peuvent toujours consulter leurs points via leur carte de fidélité digitale
• Vous pouvez toujours accéder à votre tableau de bord pour consulter vos données

Reprise automatique :

À la date et l'heure de reprise configurées, KdoFid réactive automatiquement le programme. Vous recevrez un email de confirmation à votre adresse administrateur. Les transactions en file d'attente (si votre caisse a envoyé des données pendant la pause) sont traitées automatiquement à la reprise.

Reprise manuelle anticipée :

Si vous rentrez plus tôt que prévu, vous pouvez réactiver le programme manuellement à tout moment :

1. Allez dans Programmes > [Votre programme] > Gestion
2. Cliquez sur "Réactiver le programme maintenant"
3. Confirmez — le programme est immédiatement actif

Problèmes fréquents et solutions

Q: J'ai oublié de mettre le programme en pause avant mon départ et ma caisse a envoyé des transactions fictives (caisse restée allumée). Que faire ?

R: Connectez-vous à votre tableau de bord KdoFid depuis votre smartphone ou ordinateur et mettez le programme en pause immédiatement depuis Programmes > Gestion > Mettre en pause. Ensuite, depuis Analytics > Transactions, filtrez les transactions de la période de fermeture et supprimez manuellement les transactions erronées en cliquant sur les trois points à droite de chaque ligne et en sélectionnant "Annuler la transaction". Les points débités seront automatiquement recrédités aux clients concernés.

Q: Mes clients ont reçu l'email de fermeture mais certains m'ont contacté pour dire que leurs points vont expirer pendant ma fermeture.

R: Si vous avez activé l'option "Prolonger les offres en cours" à l'Étape 2, toutes les offres et récompenses dont la date d'expiration tombe pendant la période de pause sont automatiquement prolongées. Rassurez vos clients : leurs points ne peuvent pas expirer pendant une pause programmée de KdoFid. Si des clients ont des points proches d'une date d'expiration manuelle (que vous auriez configurée manuellement), vérifiez dans Clients > [Nom du client] > Points et ajustez la date d'expiration si nécessaire.

Q: La reprise automatique n'a pas fonctionné à l'heure prévue.

R: Ce problème est rare mais peut survenir en cas d'incident technique. Vérifiez d'abord votre boîte email administrateur pour voir si KdoFid a envoyé un message de notification. Si le programme n'est pas réactivé, allez dans Programmes > Gestion et cliquez manuellement sur "Réactiver le programme". Signalez l'incident au support KdoFid via le chat intégré avec le détail des dates configurées.

Conclusion

Mettre en pause votre programme de fidélité KdoFid pendant vos vacances est une procédure simple qui prend moins de 10 minutes. Elle vous garantit que votre programme reprend exactement là où il s'était arrêté, sans perte de données, sans points expirés involontairement et sans confusion pour vos clients.

Cette fonctionnalité reflète l'approche de KdoFid pour les commerces de proximité : un outil conçu pour s'adapter aux réalités du terrain, y compris les fermetures saisonnières, les congés et les imprévus. Votre programme de fidélité est un actif qui travaille pour vous — et qui vous attend patiemment quand vous prenez un repos mérité.

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Article mis à jour le 2026-03-01. Catégorie : Guides pratiques. Temps de lecture : 7 min.