Comment annuler une récompense validée par erreur

Il arrive à tout commerçant de valider une récompense par inadvertance : un double scan de QR code, un mauvais client sélectionné, ou une simple distraction en caisse. Pas de panique. KdoFid vous permet d'annuler rapidement toute récompense validée par erreur, directement depuis votre dashboard, sans affecter la cohérence de votre programme de fidélité. Voici comment procéder en moins de 5 minutes.

Temps estimé : 5 minutes

Sommaire

• Prérequis
• Étape 1 : Accédez à l'historique des récompenses
• Étape 2 : Localisez la récompense à annuler
• Étape 3 : Lancez la procédure d'annulation
• Étape 4 : Confirmez l'annulation et informez le client
• Problèmes fréquents et solutions
• Conclusion

Prérequis

Avant de commencer, assurez-vous de disposer des éléments suivants :

• Un compte KdoFid actif (plan gratuit ou Pro)
• Les droits administrateur sur votre établissement KdoFid
• L'identifiant du client concerné (numéro de téléphone, email ou nom) ou la date approximative de la transaction fautive
• Un délai raisonnable depuis la validation : KdoFid autorise l'annulation des récompenses dans un délai de 30 jours à compter de la validation pour les plans gratuits, et 90 jours pour les plans Pro

Bon à savoir : Si la récompense impliquait un bon de réduction immédiat déjà utilisé en caisse, l'annulation dans KdoFid corrigera le solde de points du client, mais la gestion commerciale du remboursement reste de votre responsabilité en tant que commerçant.

Étape 1 : Accédez à l'historique des récompenses

Connectez-vous à votre espace commerçant sur app.kdofid.fr avec vos identifiants habituels.

Une fois connecté, vous arrivez sur la page d'accueil de votre dashboard KdoFid. Dans le menu de navigation situé à gauche de l'écran, repérez la section "Clients" et cliquez dessus. Un sous-menu s'affiche avec plusieurs options : Tous les clients, Niveaux, Historique des transactions.

Cliquez sur "Historique des transactions". Cette page centralise l'ensemble des échanges de points, des validations de récompenses et des attributions manuelles effectuées sur votre compte, classés du plus récent au plus ancien.

Vous pouvez également accéder à cet historique en passant par "Programmes" dans le menu latéral, puis en sélectionnant le programme de fidélité concerné et en cliquant sur l'onglet "Transactions" associé à ce programme.

Étape 2 : Localisez la récompense à annuler

Sur la page de l'historique des transactions, vous disposez de plusieurs outils de recherche pour retrouver rapidement la récompense problématique :

Recherche par client :

Dans la barre de recherche en haut de la liste, saisissez le nom, le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail du client concerné. KdoFid affiche instantanément toutes les transactions associées à ce profil client.

Filtrage par type d'opération :

Cliquez sur le menu déroulant "Type" et sélectionnez "Récompense validée" pour n'afficher que les validations de récompenses, ce qui réduit considérablement la liste à parcourir.

Filtrage par date :

Si vous connaissez approximativement la date de l'erreur, utilisez le filtre de date en cliquant sur "Période". Sélectionnez la plage de dates correspondante (aujourd'hui, cette semaine, ou une plage personnalisée).

Chaque ligne de l'historique affiche :

• Le prénom et nom du client
• Le type de transaction (attribution de points, validation de récompense, etc.)
• La récompense concernée (par exemple : "Café offert", "Réduction 10€", "Niveau Or atteint")
• La date et l'heure précises
• Le statut actuel (Validé, Annulé, En attente)
• Le collaborateur qui a effectué l'opération (si vous avez plusieurs employés)

Une fois la ligne correspondant à votre erreur identifiée, cliquez dessus pour ouvrir le détail complet de la transaction.

Étape 3 : Lancez la procédure d'annulation

Sur la page de détail de la transaction, vous voyez un récapitulatif complet : le client, la récompense accordée, les points débités, la date, l'heure et le point de vente. En bas de cette fiche, trois boutons d'action sont disponibles.

Cliquez sur le bouton "Annuler cette récompense" (icône de flèche circulaire). Une fenêtre de confirmation s'ouvre.

Cette fenêtre vous demande de renseigner deux informations :

1. Motif de l'annulation : Choisissez parmi la liste déroulante le motif le plus approprié :

- Double validation accidentelle

- Mauvais client sélectionné

- Récompense accordée par erreur

- Fraude suspectée

- Autre (avec champ libre)

1. Note interne (optionnel) : Vous pouvez ajouter une note visible uniquement par vos collaborateurs, pour expliquer le contexte de l'erreur et éviter que la même situation se reproduise.

Important : L'annulation d'une récompense re-crédite automatiquement les points correspondants sur le compte du client si la récompense avait été échangée contre des points (ex. 10 points = café offert). Si la récompense correspondait à un avantage de niveau (ex. accès au niveau Or), KdoFid recalcule automatiquement le niveau du client en fonction de ses points restants.

Étape 4 : Confirmez l'annulation et informez le client

Après avoir rempli le motif, cliquez sur "Confirmer l'annulation". KdoFid traite l'opération en temps réel.

Vous recevez immédiatement une confirmation à l'écran : un message vert indique "Récompense annulée avec succès". La transaction apparaît désormais avec le statut "Annulé" dans l'historique, et les points ont été re-crédités sur le compte du client.

Communication avec le client :

KdoFid vous propose d'envoyer automatiquement une notification au client pour l'informer de l'annulation. Dans la fenêtre de confirmation qui suit, vous pouvez :

• Cocher "Envoyer une notification push au client" si le client a l'application installée et les notifications activées
• Cocher "Envoyer un e-mail au client" si son adresse e-mail est renseignée dans sa fiche
• Personnaliser le message envoyé en cliquant sur "Modifier le message" (plan Pro uniquement)

Le message par défaut est sobre et professionnel : "Bonjour [Prénom], une correction a été apportée à votre compte fidélité. Vos points ont été mis à jour. N'hésitez pas à nous contacter pour toute question."

Si vous préférez informer le client vous-même de vive voix, décochez simplement les deux options et cliquez sur "Terminer".

Vérification finale :

Pour vous assurer que tout est en ordre, rendez-vous sur la fiche client (menu "Clients" → recherchez le client → cliquez sur son profil). Vous y verrez son solde de points actuel, son niveau de fidélité (Bronze, Argent, Or ou Platine) et l'historique corrigé, avec la transaction d'annulation clairement identifiée.

Problèmes fréquents et solutions

Le bouton "Annuler cette récompense" n'apparaît pas sur la fiche de transaction. Pourquoi ?

Plusieurs raisons peuvent expliquer cette absence : soit le délai d'annulation autorisé est dépassé (30 jours sur plan gratuit, 90 jours sur plan Pro), soit vous n'avez pas les droits administrateur suffisants sur ce compte. Vérifiez votre rôle dans les Paramètres → Équipe. Si vous êtes bien administrateur et que le délai n'est pas dépassé, contactez le support KdoFid via le chat de l'application.

La récompense annulée était un bon imprimé que le client a déjà utilisé physiquement. Comment gérer ça ?

L'annulation dans KdoFid corrige uniquement le solde numérique du compte fidélité du client. Si un bon physique a déjà été encaissé, vous devrez gérer la correction commerciale directement avec votre client (remboursement, avoir, etc.). KdoFid vous recommande dans ce cas d'utiliser la note interne pour tracer la situation.

J'ai annulé la mauvaise transaction par erreur. Puis-je annuler une annulation ?

Oui. Dans l'historique des transactions, les annulations apparaissent elles aussi comme des transactions. Cliquez sur la ligne de l'annulation et utilisez le bouton "Rétablir la récompense" qui remplace le bouton d'annulation. Cette opération remet les compteurs dans leur état d'avant l'annulation.

Le client conteste l'annulation et affirme avoir bien mérité la récompense. Que faire ?

KdoFid conserve une trace horodatée et immuable de toutes les opérations. Vous pouvez exporter le détail de l'historique du client en PDF ou CSV depuis sa fiche (bouton "Exporter" en haut à droite) pour disposer d'un document opposable en cas de litige.

Conclusion

L'annulation d'une récompense validée par erreur est une opération simple et rapide dans KdoFid. En quelques clics depuis votre dashboard, vous corrigez l'erreur, le solde du client est automatiquement mis à jour, et vous pouvez l'en informer par notification push ou e-mail. Cette traçabilité complète est l'un des atouts majeurs d'un programme de fidélité digitale : fini les cartes tamponnées perdues ou les erreurs impossibles à rectifier.

Si vous n'utilisez pas encore KdoFid pour gérer votre programme de fidélité, c'est l'occasion idéale de découvrir la plateforme. Le plan gratuit vous permet de gérer jusqu'à 100 clients sans frais, avec toutes les fonctionnalités essentielles incluant la gestion des récompenses, les niveaux Bronze/Argent/Or/Platine et l'historique complet des transactions.

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Article mis à jour le 2026-03-01. Catégorie : Guides pratiques. Temps de lecture : 6 min.